Kalajoen Hiekkasärkät Oy
Allmänt
Vi har förbundit oss att skydda våra kunders och vår personals integritet. Vår verksamhet förutsätter dock att vi i viss mån samlar in och behandlar personuppgifter. Personuppgifter kan vara bland annat namn, e-postadress, personbeteckning och fotografi. Kalajoen Hiekkasärkät Oy behandlar personuppgifter om sina kunder och sin personal i enlighet med denna sekretesspolicy och tillämplig lagstiftning. Därför ber vi dig att omsorgsfullt läsa igenom sekretesspolicyn. Det är även möjligt att vi uppdaterar sekretesspolicyn om vår verksamhet utvecklas eller lagstiftningen ändras, och därför ber vi dig att då och då läsa igenom policyn.
Personuppgiftsansvarig
Den personuppgiftsansvarige för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna sekretesspolicy är Kalajoen
Hiekkasärkät Oy (nedan även ”Kalajoen Hiekkasärkät” eller ”vi”):
Kalajoen Hiekkasärkät Oy
FO-nummer: 0365397-1
Jukupolku 3
85100 Kalajoki
Telefon: 044 563 0007
E-post: tuula.peltomaa@hiekkasarkat.fi
Tuula Peltomaa ansvarar för dataskyddsfrågor som gäller kundregistret och personalen.
Registrets namn
Kalajoen Hiekkasärkät Oy:s kund- och personalregister
I vilket syfte samlar Kalajoen Hiekkasärkät in personuppgifter och på vilka grunder behandlas uppgifterna?
Vi samlar in, lagrar och behandlar personuppgifter i syften som bestämts i förväg. Vi säkerställer även att vi alltid har minst en laglig grund för behandlingen. De huvudsakliga syftena och grunderna för personuppgiftsbehandlingen är:
Erbjuda våra tjänster, fakturering och indrivning samt hantering av olyckor
Vi samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda våra tjänster och fakturera för dem (till exempel spatjänster, utvecklingstjänster och uthyrning av affärslokaler).
Till en del av våra tjänster ska deltagarna även anmäla sig i förväg, till exempel simskolorna och verkstäderna inom utvecklingstjänsterna. Om det i våra lokaler inträffar olyckor är det möjligt att vi behandlar uppgifter även i anknytning till dem.
I dessa avseenden är våra lagliga grunder för personuppgiftsbehandlingen främst uppfyllande och beredning av avtal, vårt berättigade intresse och uppfyllande av lagstadgade skyldigheter, samt till vissa delar även samtycke.
Marknadsföring och kommunikation
Det är även möjligt att vi genomför direktmarknadsföring och annan kundkommunikation, vilket innebär att vi kan behandla kontaktuppgifter även i marknadsförings- och kommunikationssyften. I sådana fall är den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen vårt berättigade intresse. Vi ser till att behandling som grundar sig på ett berättigat intresse står i rätt proportion till kundens intressen och motsvarar kundens rimliga förväntningar. Om det dock är fråga om elektronisk direktmarknadsföring, till exempel e-postmarknadsföring, till potentiella konsumenter är behandlingsgrunden i så fall personens samtycke. En person har dock rätt att när som helst förbjuda direktmarknadsföring, även om den inte ens skulle grunda sig på samtycke.
Uppfyllande av lagstadgade skyldigheter
Det är möjligt att vi behandlar personuppgifter även för att uppfylla juridiska skyldigheter (bland annat bokföring, beskattning, arbetsavtalslagen och aktiebolagslagen) eller för att bereda eller svara på juridiska yrkanden.
Personalförvaltning
Personuppgifter om personalen samlas in och behandlas i huvudsak för personalförvaltningsmässiga ändamål, till exempel uppfyllande av arbetsförpliktelser, lönebetalning och uppfyllande av övriga rättigheter och skyldigheter som beror på anställningsförhållandena samt uppfyllande av de lagstadgade skyldigheter som härrör från anställningsförhållandena. I dessa fall är den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen uppfyllande av avtal och uppfyllande av de lagstadgade skyldigheter som härrör från anställningsförhållandena. På basis av samtycke får och behandlar vi även personuppgifter om arbetssökande som vi fått av andra än de arbetssökande själva.
Vilka personuppgifter samlar Kalajoen Hiekkasärkät in och varifrån?
Vi samlar in och behandlar i praktiken endast personuppgifter om våra kunder och användarna av våra tjänster samt personuppgifter om vår personal. Vi upprätthåller även en lagstadgad förteckning över aktieägarna, vilket innebär att vi även behandlar personuppgifter om våra aktieägare. Vi får personuppgifterna nästan uteslutande av personerna själva.
Vanligtvis behandlar vi följande personuppgifter om våra kunder och användarna av våra tjänster:
Kontaktuppgifter som samlas in på bassängavdelningen och användningen av dem:
- namn på deltagare som anmält sig till en simskola och kontaktuppgifter till föräldrarna till de anmälda som behövs i händelse av ändringar och eventuella olyckor
- genomförande av simkampanjer: namn och telefonnummer (frivilligt) för utlottningar
- olyckor: när en olycka inträffar registrerar vi uppgifter om personen i fråga. Vi behöver informationen om situationen kräver utredning i efterhand (försäkringsärenden och så vidare).
Försäljningsreskontra:
- försäljningsfakturering: basuppgifter om kunden, såsom namn, personbeteckning och kontaktuppgifter
- spaets kvitteringslistor över simning i pappersform och användarnas namn
- motionssedlar (som faktureras), användarens namn. Sedlarna skannas och bifogas till fakturan
- motionssedlar (i pappersformat), användarens namn, sedlarna (t.ex. Smartum) skickas per post
- eventuella personuppgifter som samlats in inom försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter (t.ex. namn, telefonnummer, e-postadress/adress) samt samtycken till/förbud mot marknadsföring
- personuppgifter som samlats in i samband med kontorshotelltjänster, t.ex. namn, telefonnummer, e-postadress och adressuppgifter
- deltagande i verkstäder, utbildningar och evenemang inom utvecklingstjänsterna.
Personuppgifter om vår personal får vi i huvudsak av personerna själva. Det är möjligt att vi även behandlar uppgifter om personalen som uppstår på annat sätt under anställningsförhållandet. Personuppgifter om arbetssökande får vi av personerna själva eller av andra med deras samtycke, till exempel referenser eller aktörer som utför lämplighetstester på de sökande. Om personalen samlar vi in och behandlar i huvudsak följande uppgifter:
- Arbetstagarens namn, personbeteckning och kontaktuppgifter
- Lönebesked
Följande uppgifter om personalen kan utlämnas till tredje parter:
- Anmälningar till skattemyndigheten för uppbärande av skatt
- Lagstadgade försäkringar, olycksfalls-, arbetslöshets- och grupplivförsäkringar, ArPL-försäkringen, arbetstagarnas namn samt personbeteckningar
- Statistikcentralen: sysselsättningsstatistik, arbetstagarnas namn, personbeteckningar och yrke.
När det gäller våra aktieägare upprätthåller vi en aktieägarförteckning i enlighet med aktiebolagslagen som kan innehålla även personuppgifter.
Vem behandlar personuppgifter och lämnas de ut till tredje parter?
I regel behandlas personuppgifter av personer i vårt företags personal när de utför sina arbetsuppgifter. Det är även möjligt att vi utkontrakterar delar av personuppgiftsbehandlingen, till exempel när det gäller datasystem som används för lagring och behandling av personuppgifter (molntjänster), eller använder underleverantörer, till exempel inom ekonomiförvaltningen, anskaffningen av nya kunder och samarbetspartner samt inom utvecklingstjänsterna. Vid användning av sådana underleverantörer säkerställer vi genom avtal att säkerheten i fråga om personuppgifter garanteras och att uppgifterna behandlas lagenligt även på annat sätt och endast för vår räkning.
I andra fall är det möjligt att vi lämnar ut uppgifter även om lagen, en domstol eller behörig myndighet kräver det (till exempel skattemyndigheten). Det är även möjligt att vi lämnar ut dina uppgifter om vi är part i ett företagsförvärv eller köp och försäljning av verksamhet.
Lämnas uppgifter ut till länder utanför EU?
Personuppgifter lämnas i regel inte ut till länder utanför EU. I vissa fall kan vi överföra personuppgifter till organisationer i länder utanför EU- och EES-området, det vill säga så kallade tredjeländer. I sådana fall säkerställer vi att överföringen av uppgifterna görs med hjälp av tillräckliga skyddsåtgärder som den gällande dataskyddslagstiftningen kräver. Förstahandsalternativen är överföring till länder med tillräckligt dataskydd som EU-kommissionen har godkänt eller användning av EU-kommissionens standardklausuler.
Hur länge lagras uppgifterna?
Vi lagrar inte personuppgifterna längre än nödvändigt för deras användningsändamål eller längre än lagen eller avtalet kräver det. Exempelvis bokförings-, konsument-, arbets- och försäkringslagstiftningen inför skyldigheter när det gäller långvarig lagring av personuppgifter. Lagringstiderna för personuppgifterna kan dock variera beroende på ändamålet och situationen. Personuppgifterna kan även raderas när en person återkallar sitt samtycke eller begär att hens uppgifter ska raderas (och vi inte har någon annan laglig behandlingsgrund), när avtalsförhållandet upphör, eller informationen är föråldrad eller felaktig. Det är även möjligt att vi vid behov uppdaterar uppgifterna.
Hur lagras och skyddas uppgifterna?
Personuppgifterna lagras och skyddas enligt de allmänna standarderna på området. När det gäller uppgifter som lagras i elektronisk form är tillträdet till personuppgifterna begränsad med hjälp av behörigheter. Vi behandlar i allmänhet uppgifterna konfidentiellt och lämnar i allmänhet inte ut, säljer eller hyr inte ut uppgifter i marknadsföringssyften. Vi samlar endast in de personuppgifter vi behöver för vårt ändamål. Våra lokaler är även mycket väl skyddade och låsta.
Är det obligatoriskt att lämna uppgifter och vad är följderna av att inte lämna sina uppgifter?
I de allra flesta fall är det frivilligt att lämna personuppgifter. Ibland är det obligatoriskt att lämna en uppgift för att vi ska kunna ingå ett kund- eller arbetsavtal och uppfylla skyldigheterna som härrör från det samt övervaka så att våra egna rättigheter som härrör från avtalet förverkligas. I ett anställningsförhållande behöver vi personuppgifter även för att kunna uppfylla våra skyldigheter enligt arbetsavtalet och lagen.
Används kakor på webbplatsen och vad är kakor?
Vi använder kakor (cookies) på vår webbplats för att kunna erbjuda besökarna på webbplatsen bästa möjliga användarupplevelse. Kakor är korta textfiler som webbservern sparar på användarens enhet. Kakorna ger oss information om hur användarna använder vår webbplats. Det är möjligt att vi använder kakor för att utveckla våra tjänster och vår webbplats, analysera användningen av webbplatsen samt rikta och optimera marknadsföringen. Att spara kakor eller andra uppgifter om användningen av tjänsten på användarens enhet och använda dessa uppgifter är tillåtet för serviceproducenten om användaren har gett sitt samtycke till det och serviceproducenten ger användaren förståeliga och fullständiga uppgifter om syftet med lagringen eller användningen av uppgifterna. Som användare av vår webbplats kan du samtycka till eller förbjuda användningen av kakor i inställningarna för din webbläsare. Observera att om du blockerar kakor är det möjligt att en del tjänster och funktioner på vår webbplats inte stöds längre.
Hurdana rättigheter och möjligheter att påverka har du när det kommer till dina personuppgifter?
Återkalla samtycke
Om vi behandlar dina uppgifter på basis av ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket genom att informera oss om det genom att använda kontaktuppgifterna ovan.
Tillgång till personuppgifter
Du har rätt att få en bekräftelse av oss på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och få information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Dessutom har du rätt att få kompletterande information om grunderna för personuppgiftsbehandlingen.
Rätt till rättelse av fel
Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga eller föråldrade eller på annat sätt bristfälliga personuppgifter om dig.
Rätt till radering av uppgifter
Du har rätt att begära att personuppgifter om dig raderas till exempel när du återkallar ditt samtycke till behandling av uppgifter, motsätter dig behandling av uppgifter, motsätter dig behandling av uppgifter för direktmarknadsföring eller behandlingen av dina uppgifter är lagstridig. Vi raderar dina personuppgifter om det inte finns någon annan grundad anledningen till behandlingen.
Rätt att förbjuda direktmarknadsföring
Du kan förbjuda behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring genom att kontakta oss med kontaktuppgifterna ovan, till exempel genom att skicka e-post till oss.
Rätt att motsätta sig behandling
Om vi behandlar dina personuppgifter på basis av allmänt intresse eller vårt berättigade intresse har du rätt att motsätta dig behandling av dina personuppgifter till den del det inte finns någon sådan betydande orsak till behandlingen som skulle åsidosätta din rätt eller behandlingen inte är nödvändig för att sköta ett juridiskt yrkande. Observera att vi i sådana fall sannolikt inte längre kan betjäna dig.
Rätt att begränsa behandling
Du har i vissa fall rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt att överföra uppgifter
Till den del som vi har behandlat de personuppgifter som du har lämnat till oss automatiskt och grunden för behandlingen har varit ditt samtycke eller uppfyllande av ett avtal har du rätt att få de uppgifter du lämnat till oss elektroniskt i ett allmänt använt format, för att uppgifterna ska kunna överföras till en annan serviceproducent.
Hur kan du utöva din rätt?
Du kan utövar dina rättigheter ovan genom att kontakta oss med kontaktuppgifterna ovan eller personligen besöka vårt verksamhetsställe. Observera att vi samtidigt måste fastställa din identitet på ett tillräckligt sätt (till exempel genom uppvisande av en ID-handling eller en egenhändigt undertecknad begäran). Observera att vi kan neka till att genomföra din begäran på grunder som regleras i tillämplig lag. Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter inte är lagenligt kan du även lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten (dataombudsmannen).
Kan denna sekretesspolicy uppdateras?
Det är möjligt att vi uppdaterar denna sekretesspolicy när vår verksamhet eller våra dataskyddsprinciper ändras. Ändringar kan bli aktuella även om lagstiftningen ändras. Ändringarna träder i kraft när vi har publicerat en uppdaterad sekretesspolicy. Vi ber dig därför att regelbundet läsa igenom innehållet i denna sekretesspolicy.
Denna sekretesspolicy uppdaterades den 30 oktober 2020.
Vem kan du kontakta i dataskyddsfrågor?
Kalajoen Hiekkasärkät Oy
FO-nummer: 0365397-1
Jukupolku 3
85100 Kalajoki
Tfn 044 563 0007
E-post: tuula.peltomaa@hiekkasarkat.fi
Tuula Peltomaa ansvarar för dataskyddsfrågor som gäller kundregistret och personalen.
;)